10+1 Συμβουλές

που πρέπει να ξέρεις για να βρεις προσωπικό

Είναι περίοδος όπου όλες οι ξενοδοχειακές μονάδες και τα εποχιακά εστιατόρια σιγά – σιγά προετοιμάζονται για την νέα σεζόν. Η εύρεση του κατάλληλου προσωπικού όμως είναι μια διαδικασία επίπονη και με αρκετά μεγάλο κόστος. Τι μπορούμε να κάνουμε για να βρούμε το προσωπικό που χρειαζόμαστε; Θα μου πείτε ότι αυτό είναι εύκολο απλά βάζουμε μια αγγελία και περιμένουμε. 

1. Απολογισμός της προηγούμενης χρονιάς:

Δεν ξεκινάμε ποτέ να βάλουμε μια αγγελία μη γνωρίζοντας ακριβώς τι προβλήματα και ελλείψεις έχουμε από την προηγούμενη χρονιά. Ήρθε η ώρα να πάρουμε μια σελίδα χαρτί και έναν στυλό και να γράψουμε τι προσωπικό είχες και σε τι πόστα (οργανόγραμμα). Πού υπήρχε πρόβλημα; Που σημειώθηκαν παράπονα; Ποιοι υπάλληλοι δούλευαν 10 και 12 ώρες; Το σημειώνουμε και μόλις έγινε το πρώτο βήμα για να δούμε τις πραγματικές ελλείψεις.

2. Προγραμματίζουμε να προσλάβουμε ΤΟΣΟ προσωπικό ΟΣΟ:

Αυτή η συμβουλή είναι λίγο περίπλοκη, καθώς μεγάλη μερίδα ξενοδοχείων και εστιατορίων κάνουν το σφάλμα να αντιγράφουν αυτό που κάνει ο ανταγωνιστής. Θα προσπαθήσουμε λοιπόν να το εξηγήσουμε όσο πιο απλά γίνεται. Δεν είναι η εκάστοτε επιχείρησή ίδια με την επιχείρηση του διπλανού. Συνεπώς δεν έχει τις ίδιες ανάγκες. Αν θεωρείτε ότι “ο φίλος σας, ο κος Ξενοδοχειάκης την έβγαλε με 2 μαγείρους την δουλειά” τότε σταματήστε να διαβάζετε παρακάτω και συμβουλευτείτε εκείνον. Προγραμματίζουμε να προσλάβουμε για την ΔΙΚΗ μας επιχείρηση ΤΟΣΟ προσωπικό σε κάθε τμήμα του ΟΣΟ χρειάζεται. Ούτε λιγότερο ούτε περισσότερο. Αν προσλάβουμε λιγότερο προσωπικό αφενός θα χαθούν πολλοί αξιόλογοι υπάλληλοι λόγω της υπερκόπωσης και αφετέρου η επιχείρηση δεν θα μπορεί να παράγει στις πραγματικές δυνατότητες της.. Αν προσλάβετε περισσότερο προσωπικό, θα πληρώσετε άδικα παραπάνω χρήματα λόγω της αντιοικονομίας κλίμακας.

3. Τι χρειαζόμαστε από την κάθε θέση εργασίας;

Ο μάγειράς μας δεν μπορεί να έχει τα ίδια καθήκοντα και αρμοδιότητες με την κοπέλα που είναι στην υποδοχή έτσι δεν είναι; Προσπαθούμε να γράψουμε αναλυτικά τι κάνει και τι θέλουμε να κάνει κάθε άνθρωπος που θα στελεχώσει την άδεια θέση εργασίας που έχουμε. Αυτό γίνεται για δύο τρεις πολύ βασικούς λόγους. Καταρχάς, για να μπορούμε να επιλέξουμε τον κατάλληλο υποψήφιο. Δεν θα μπορούσαμε να προσλάβουμε έναν μάγειρα για μια πολυάσχολη κουζίνα ο οποίος μόλις βγήκε από την σχολή σωστά; Δεύτερον, για να μπορεί και ο υποψήφιος να γνωρίζει ακριβώς τι θέλει η επιχείρηση και να μην ασχοληθείς με υποψήφιους οι οποίοι δεν πληρούν τις προϋποθέσεις. Το τρίτον όμως έχει να κάνει με την ανατροφοδότηση που έχει η επιχείρηση με τον υπάλληλο. Για παράδειγμα, αν η κοπέλα που προσέλαβες για σερβιτόρα δεν ήξερε πως θα σερβίρει…….μάλλον πως δεν σας έκανε για σερβιτόρα.

4. Τι χρειαζόμαστε από κάθε υποψήφιο:

Εδώ τα πράγματα γίνονται λίγο πιο σοβαρά. Αφού είδαμε τι θέλουμε σε κάθε θέση σειρά έχει να δούμε πως θα τα αποκτήσουμε. Στο σημείο αυτό, θα πρέπει να καταγράψουμε τι χρειάζεται ο υπάλληλος να έχει ως εφόδιο έτσι ώστε να ανταπεξέλθει αφενός στα καθήκοντά του και αφετέρου να μην χρειαστεί να πάρεις συνέντευξη από υποψηφίους οι οποίοι δεν είναι κατάλληλοι (είδες τελικά που με λίγο κόπο γλύτωσες χρόνο και χρήμα;). Αν για παράδειγμα αναζητάς σερβιτόρο και η επιχείρησή σου έχει πελάτες από την Ρωσία, δύο στοιχεία που χρειάζεσαι αμέσως αμέσως είναι να είναι απόφοιτος κάποιας σχολής (για να έχει τις βάσεις της εστιατοριακής τέχνης) και να γνωρίζει Ρώσικα.

5. Τι προσφέρει η επιχείρηση για κάθε θέση εργασίας

Κατά διαστήματα έχουμε δει αγγελίες που περιλαμβάνουν στοιχεία του τύπου “νόμιμες αποδοχές”, “παρέχουμε δώρα και επιδόματα” κλπ. Λυπάμαι που θα το πω αλλά αυτά δεν λένε τίποτα σε κανέναν υποψήφιο αφενός γιατί οι νόμιμες αποδοχές είναι κάτι σχετικό. Τα δε δώρα και τα επιδόματα όλες οι επιχειρήσεις έχουν υποχρέωση από τον νόμο να τα δώσουν στον υπάλληλο τους. Συνεπώς θα πρέπει να δείτε τι μπορείτε να προσφέρετε για την κάθε θέση ανάλογα με τις ώρες απασχόλησης, την απόδοση, τις απαιτήσεις που έχει η επιχείρησή σας υπό κάποιους περιορισμούς.

Παράδειγμα:

Επιχείρηση προτίθεται να προσλάβει σερβιτόρο Α για το εστιατόριο “Το Ακρογυάλι” στις Κάτω Πεταλούδες της Ρόδου. Από τον υποψήφιο, χρειαζόμαστε να εργάζεται 8 ώρες κυλιόμενο ωράριο ανά εβδομάδα με ελάχιστο 4 ρεπό τον μήνα. Συνεπώς θα εργάζεται για 26 ημέρες τον μήνα στην επιχείρηση μας. Στην συνέχεια εξετάζουμε να υπάρχει κάποια συλλογική σύμβαση εργασίας και τι προβλέπει; Κάνουμε τους υπολογισμούς και βρήκαμε λοιπόν την ελάχιστη αμοιβή του σερβιτόρου έστω 800€ καθαρά. Θα έρθει κάποιος με αυτά τα χρήματα; Ίσως, αλλά αυτό δεν σιγουρεύει ότι θα έχεις το πλεονέκτημα της σιγουριάς. Μια πολύ καλή περίπτωση αμοιβής στην εν λόγω περίπτωση θα ήταν ένα εύρος από 800 – 900 €. Μπορεί να καλυφθεί η θέση από ντόπιο πληθυσμό; θα χρειαστεί να στεγάσουμε το προσωπικό μας; Μπορούμε να δώσουμε κάτι παραπάνω και από ποιο ποσό του τζίρου μας και μετά;. Κλείνουμε λοιπόν το παράδειγμα, αποφασίζοντας πως για την εν λόγω θέση, η επιχείρηση δύναται να δώσει 750-850€ αναλόγως προσόντων, 100-150€ επίδομα ενοικίου καθώς και πριμ για επίτευξη στόχων πωλήσεων.

6.Επιλογή τρόπου προσέλκυσης προσωπικού

Συγχαρητήρια, ακολουθώντας όλα τα παραπάνω βήματα, έχετε ουσιαστικά τις αγγελίες για εύρεση προσωπικού έτοιμες. Ήρθε λοιπόν η ώρα να αρχίσετε να επιλέγετε από που θα αντλήσετε το κατάλληλο άτομο για την θέση εργασίας. Υπάρχουν πολλές επιλογές που έχετε στην διάθεσή σας για να βρείτε υποψηφίους υπαλλήλους, καθώς όμως δεν μπορούμε να αναλύσουμε εκτενώς σε ένα μόνο post, συνοπτικά οι επιλογές χωρίζονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες, αυτές με τις οποίες αντλούμε προσωπικό για μια θέση εργασίας μέσα από την επιχείρηση και τις επιλογές που έχουμε να αντλήσουμε προσωπικό έξω από αυτήν.

Εσωτερικές πηγές άντλησης:

• Μετακίνηση υπαλλήλου, η οποία χρησιμοποιείται όταν έχουμε μια κενή θέση στην επιχείρησή μας σε ένα τμήμα και πλεονάζον προσωπικό σε ένα άλλο τμήμα. Αυτή η μέθοδος συνήθως χρησιμοποιείται σε μεγάλες επιχειρήσεις.
• Ανάπτυξη ανθρωπίνου δυναμικού, η οποία χρησιμοποιείται όταν μπορούμε να μεταφέρουμε έναν υπάλληλο από μια βαθμίδα σε μία άλλη δίδοντας του την κατάλληλη επιμόρφωση για να προσαρμοστεί. 
• Προσέλκυση παλαιών συνεργατών, μέθοδος η οποία χρησιμοποιείται κυρίως όταν έχουμε κάποιον συνεργάτη ο οποίος αποχώρησε λόγο του ότι η θέση εργασίας του δεν συνδεόταν με τις ικανότητές του και η νέα θέση ταιριάζει απόλυτα. Για παράδειγμα, ο μαθητευόμενος μάγειρας ο οποίος έκανε πρακτική στο ξενοδοχείο μας, θα μπορούσε κάλλιστα την επόμενη χρονιά να καλύψει την θέση ΄Γ μάγειρα η οποία χήρεψε.

Εξωτερικές πηγές άντλησης:

• Αγγελία, στον τοπικό τύπο, στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή σε ηλεκτρονικές ιστοσελίδες. Υπάρχει πληθώρα επιλογών και η κάθε επιχείρηση μπορεί να επιλέξει ανάμεσα σε δεκάδες μέσα, ανάλογα με τις ανάγκες της.
• Ημέρα καριέρας, μέθοδος πολύ διαδεδομένη πλέον, την οποία εμείς προσωπικά ως Chef Syndicate, προτείνουμε να χρησιμοποιείται με φειδώ και με πολύ σίγουρες κινήσεις καθώς επικουρεί την φήμη της επιχείρησης. Μια ημέρα καριέρας,  έχει μεγάλο κόστος και αν η φήμη της επιχείρησής μας δεν είναι η καλύτερη δυνατή, μπορεί απλά να χάσουμε την επένδυσή μας προσελκύοντας όχι και τόσο ιδανικούς υποψηφίους
• Γραφεία ευρέσεως εργασίας, και αυτή η μέθοδος είναι πολύ διαδεδομένη πλέον στην Ελλάδα αλλά και πάλι ως Chef Syndicate, την προτείνουμε να ακολουθείτε με φειδώ και προσοχή. Το πιο διαδεδομένο γραφείο ευρέσεως εργασίας, το οποίο μάλιστα προσφέρει δωρεάν τις υπηρεσίες του δεν είναι άλλος από τον ΟΑΕΔ. Αν πάλι θέλουμε να προσελκύσουμε άτομα από την Ευρωπαϊκή Ένωση υπάρχει η δυνατότητα να το κάνουμε μέσω του EURES. Φυσικά, υπάρχουν και τα ιδιωτικά γραφεία ευρέσεως εργασίας, όπου εδώ συνιστούμε πολύ καλή μελέτη και προσοχή καθώς εκτός από πολύ δαπανηρή επιλογή, μπορεί να μην είναι η ιδανική λύση για την επιχείρησή σας
• e-Recruiting, μέθοδος η οποία χρησιμοποιείται κατά κόρον στο εξωτερικό και σε μεγάλες επιχειρήσεις στην Ελλάδα. Πολλές επιχειρήσεις, έχουν ειδικό τμήμα στην ιστοσελίδα τους, όπου αναρτούν τις κενές θέσεις εργασίας προσελκύοντας μέσω αυτής τα στελέχη και το προσωπικό το οποίο χρειάζονται. Προϋπόθεση φυσικά για να επιλέξουμε αυτή τη μέθοδο είναι η καλή φήμη της επιχείρησής μας, η μεγάλη επισκεψιμότητα της ιστοσελίδας μας κλπ.
• Επαφές με εκπαιδευτικά ιδρύματα, στην πλειονότητα των οποίων λειτουργούν Δομές Απασχόλησης και ΣΤΑδιοδρομίας (οι λεγόμενες ΔΑΣΤΑ). Κάλλιστα μπορεί μια επιχείρηση να βρει προσωπικό καταρτισμένο, ερχόμενη σε επαφή με κάποιο εκπαιδευτικό ίδρυμα.

7. Go Public

Από τη στιγμή που αποφασίσουμε να αντλήσουμε υποψηφίους υπαλλήλους από εξωτερική πηγή, ήρθε η στιγμή να δημοσιεύσουμε μια αγγελία, μικρή απλή και περιεκτική. Στην αγγελία μας είναι πολύ σημαντικό να ενημερώνουμε τους υποψηφίους:

1. Ποιοι είμαστε
2. Τι χρειαζόμαστε
3. Πως θα επικοινωνήσει μαζί μας ο υποψήφιος 

Η αγγελία μας έχει διττό σκοπό. Αφενός να “διαφημίσει”  την επιχείρηση και την θέση εργασία που προσφέρετε και αφετέρου να προσελκύσει τους κατάλληλους υποψηφίους για την θέση εργασίας. Προσπαθούμε λοιπόν να αναφέρουμε ποιοι είμαστε, τι χρειαζόμαστε και ποιό προφίλ χρειάζεται να έχει ο κατάλληλος υποψήφιος.

8. Επικοινωνία με τους υποψηφίους

Η επικοινωνία με τους υποψηφίους υπαλλήλους πρέπει να είναι αμφίδρομη, αφενός γιατί η επιχείρησή μας θέλει να έχει ορθή και επαγγελματική στάση και αφετέρου για να γνωρίζει ο υποψήφιος αν τελικά ταιριάζει για την θέση εργασίας ή όχι. Μια τακτική, που ακολουθείται από το τμήμα Ανθρωπίνου Δυναμικού της Lidl Hellas, η οποία μάλιστα προκαλεί θετικές εντυπώσεις είναι η εξής. Αφού επεξεργαστεί βιογραφικά και τα στοιχεία από τα ψυχομετρικά τεστ που ο υποψήφιος καλείτε να συμπληρώσει, επικοινωνεί μέσω email τόσο με τους κατάλληλους όσο και με τους όχι τόσο κατάλληλους υποψηφίους και ενημερώνει σχετικά με το αν θα προχωρήσουν στην φάση της συνέντευξης ή όχι.

9. Προετοιμασία για την πρώτη επαφή με τους κατάλληλους υποψηφίους

Μετά την επιλογή υποψηφίων για την θέση εργασίας, σειρά έχει η προετοιμασία της δεύτερης φάσης, αυτή της συνέντευξης. Αν υπάρχει ανεπτυγμένο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, τότε θα αναλάβει αυτό την διαδικασία προετοιμασίας και επαφής με τους υποψηφίους. Αν όμως δεν υπάρχει, τότε αρχικά θα πρέπει να προγραμματίσουμε να αφιερώσουμε τόσες ώρες και ημέρες όσες χρειάζονται για να έχουμε την πρώτη αυτή επαφή. Δείχνει έλλειψη σεβασμού, και πάνω από όλα οργάνωσης, να διακόπτεται η συνέντευξη ή να καθυστερεί ένας manager ή ένας εστιάτορας για να επιβλέψει τα έργα ανακαίνισης του εστιατορίου του

Στην συνέχεια μελετάμε τα βιογραφικά του κάθε υποψηφίου. Δεν διαβάζουμε απλά το βιογραφικό του υποψηφίου αλλά το μελετάμε διεξοδικά καθώς θα μας προσφέρει πολύ σημαντικές πληροφορίες πέρα από το ονοματεπώνυμο και το τηλέφωνο του. Κάνουμε μια μικρή έρευνα για το ποιος είναι ο άνθρωπος πίσω από το κομμάτι χαρτί. Μπορούμε ας πούμε να δούμε για την προηγούμενη εμπειρία του από κριτικές του προηγούμενου εργοδότη του στο Internet. Μπορούμε να δούμε αν είναι οργανωτικός από την δομή του βιογραφικού του. Αν ο υποψήφιος αναφέρει hobbies ή δραστηριότητες πέρα από την επαγγελματική του σταδιοδρομία μήπως μας δείχνει έναν δραστήριο άνθρωπο; Αφού μελετήσουμε διεξοδικά λοιπόν τα βιογραφικά, προγραμματίσουμε τις ώρες και ημέρες που θα απασχοληθούμε για την συνέντευξη αλλά πάνω από όλα προγραμματίσουμε τι θέλουμε να ρωτήσουμε τον υποψήφιο, σειρά έχει να καλέσουμε στο τηλέφωνο για να κλείσουμε ένα ραντεβού.

10. Η Συνέντευξη

Η διαδικασία της συνέντευξης είναι μια αρκετά απλή αλλά πολύπλοκη διαδικασία. Αφενός θα πρέπει να είμαστε σε θέση να παρουσιάσουμε την επιχείρησή μας στον υποψήφιο και αφετέρου να αφήσουμε τον υποψήφιο να παρουσιαστεί σε εμάς. Είναι σημαντικό, η συνέντευξη να γίνει μέσα στην επιχείρηση, σε ήσυχο και τακτοποιημένο μέρος, στην ώρα της χωρίς κανένα σημάδι ότι πρόκειται για ανάκριση. Αυτό που μας απασχολεί στην συνέντευξη δεν είναι μόνο αν ο υποψήφιος φαίνεται κατάλληλος αλλά και αν είναι ο κατάλληλος. Συνεπώς, εκτός των προετοιμασμένων ερωτήσεων, προσπαθούμε να διαβάσουμε τον συνομιλητή μας πέρα από αυτά που μας απαντάει. Η εμφάνιση και η στάση του σώματος δείχνει ακριβώς τι συμβαίνει σε συνδυασμό με τις απαντήσεις του υποψηφίου.

+1. Ζητήστε Βοήθεια

Είναι απόλυτα λογικό, να μην μπορούν όλες οι επιχειρήσεις να κάνουν τα παραπάνω απλά βήματα για την εύρεση κατάλληλου προσωπικού, είτε γιατί δεν έχουν την εμπειρία ή γιατί θεωρούν άσκοπη την διαδικασία αυτή. Σε κάθε περίπτωση, έχει αποδειχθεί πως η ορθή λειτουργία εύρεσης ανθρώπινου δυναμικού είναι σαφώς πιο οικονομική από την τυχαία επιλογή υποψηφίων. Ας αναλογιστούμε απλά πως αν ο “κατάλληλος” υποψήφιος που βρήκαμε για την κουζίνα ως μάγειρας δεν έχει τελικά την κατάλληλη κατάρτιση και βάσεις για να τον εκπαιδεύσουμε για την δική μας επιχείρηση. Δυστυχώς, οι επιχειρήσεις εστίασης δεν έχουν την πολυτέλεια του χρόνου όταν αρχίσει η σεζόν, συνεπώς θα χρειαστεί να ψάχνει συνεχώς για να βρει τον κατάλληλο υποψήφιο αναποτελεσματικά. Αν λοιπόν δεν μπορείτε ή δεν θέλετε να ακολουθήσετε τις παραπάνω συμβουλές αλλά θέλετε να βρείτε το κατάλληλο προσωπικό, ζητήστε βοήθεια από εξειδικευμένες εταιρείες συμβούλων.