Ένας από τους βασικούς λόγους που μικρά εστιατόρια αποτυγχάνουν στα πρώτα τρία έτη λειτουργίας τους, είναι λάθη και παραλείψεις στην διαδικασία προμήθειας τροφίμων και γενικότερα πρώτων και βοηθητικών υλών. Ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησης, η διαδικασία παραγγελίας και παραλαβής αγορών είναι το πρώτο στάδιο από το οποίο ξεκινάει ουσιαστικά η παραγωγική διαδικασία αρά και το πρώτο στο οποίο μπορεί να αυξηθεί κατακόρυφα το αρχικό κόστος ενός εστιατορίου. Συνεπώς η δημιουργία ορισμένων προτύπων, τόσο ποιοτικών όσο ποσοτικών είναι μονόδρομος για την βιωσιμότητα ενός εστιατορίου.

Για ποιο λόγο είναι χρήσιμη η δημιουργία προτύπων αγοράς:

Η δημιουργία προτύπων για την προμήθεια τροφίμων και ποτών ενός εστιατορίου είναι μια αρκετά πολύπλοκη και χρονοβόρα διαδικασία. Σκεφτείτε για παράδειγμα πως ένα κεντρικό εστιατόριο ξενοδοχείου δύναται να χρησιμοποιεί μερικές εκατοντάδες διαφορετικά είδη τροφίμων και μερικές δεκάδες διαφορετικά είδη ροφημάτων και ποτών. Αν όμως το εστιατόριο αυτό θέλει να έχει τον έλεγχο τόσο της ποιότητας του προϊόντος που προσφέρει όσο και του κόστους, είναι μια από τις εργασίες που πρέπει να γίνουν από την διοικητική ομάδα.

Από τους κύριους λόγους που η δημιουργία ποιοτικών και ποσοτικών προτύπων αγοράς είναι:

• Το γεγονός ότι μας βοηθάει στην τεκμηρίωση των διαφόρων συστημάτων διαχείρισης ποιότητας τα οποία έχει υιοθετήσει η επιχείρηση ειδικά για την πιστοποίηση κατά ISO 9001 και ISO 22000:2018¹.
• Υποχρεώνουν την επιχείρηση και την διοίκηση να υιοθετήσουν συγκεκριμένα standards πριν από την παραγωγή οποιοδήποτε προϊόντος άρα και να χαράξουν την στρατηγική τους.
• Βοηθούν στην αναδιάρθρωση και την δημιουργία του μενού της επιχείρησης. Για παράδειγμα αν η επιχείρηση αποφασίσει την αγορά φρέσκου βασιλικού για την δημιουργία γαρνιτούρας για ορισμένα πιάτα, θα μπορούσε κάλλιστα να προσθέσει μερικά πιάτα στο μενού της με βάση την σάλτσα Pesto.
• Μας βοηθάει να μιλάμε την ίδια γλώσσα με τους προμηθευτές. Δεν χρειάζεται να επικοινωνούμε τηλεφωνικά με τον προμηθευτή μας και να αναλώνουμε χρόνο για να εξηγήσουμε εκ νέου τι θέλουμε από το προϊόν το οποίο μας προμηθεύει. Παράλληλα, μειώνεται η πιθανότητα εσφαλμένων παραγγελιών και λάθος προϊόντων.
• Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο διαπραγμάτευσης καθώς διαμοιράζοντας τα ποιοτικά χαρακτηριστικά σε προμηθευτές που εμπορεύονται το ίδιο προϊόν, μπορεί να δημιουργηθεί ένας άτυπος πόλεμος τιμών μεταξύ τους. Μην ξεχνάμε πως σε ορισμένες αγορές όπως η εμπορία κατεψυγμένων, ο καθορισμός τιμών είναι πρακτική που ακολουθείται από τις επιχειρήσεις λόγο της ολιγοπωλιακής μορφής της αγοράς.
• Διευκολύνεται ο έλεγχος κατά την παράδοση, καθώς ο υπεύθυνος για την παραλαβή (πχ αποθηκάριος) έχει πλήρη πληροφόρηση για το  προϊόν, η οποία έχει καθοριστεί από τον ιδιοκτήτη και τον chef. Έτσι μπορεί να ελέγξει ο ίδιος το προϊόν όπως επίσης να ληφθεί πιο γρήγορα η απόφαση για την επιστροφή ενός προϊόντος ως μη κατάλληλο.

Πως καθορίζουμε τα ποιοτικά χαρακτηριστικά για κάθε προϊόν

Κατά κύριο λόγο καθορίζουμε κριτήρια και χαρακτηριστικά τα οποία:

• Μπορούν να μετρηθούν
• Είναι εφικτά
• Είναι ρεαλιστικά
• Εκφράζονται με συγκεκριμένο και κατανοητό τρόπο

Κατά τον καθορισμό λοιπόν ποιοτικών προτύπων, προσπαθούμε να δώσουμε τα χαρακτηριστικά εκείνα που θέλουμε να έχει το προϊόν, σκεπτόμενοι το πως θέλουμε να είναι το τελικό προϊόν το οποίο προσφέρουμε, την απόδοση του προϊόντος, τις αρχές υγιεινής και ασφάλειας τις οποίες θέλουμε και πρέπει να εφαρμόσουμε και το κόστος.

Παράδειγμα:

Ας υποθέσουμε ότι στο μενού του παραλιακού εστιατορίου μας έχουμε επιλέξει να προσθέσουμε γαριδοακαρονάδα. Εκτός των υπολοίπων υλικών, θα πρέπει να επιλέξουμε το είδος της γαρίδας το οποίο θα χρησιμοποιήσουμε, σε τι ποσότητες θα το χρησιμοποιούμε και πως θα το προμηθευόμαστε. Στην πρότυπη συνταγή της γαριδομακαρονάδας, αποφασίσαμε να χρησιμοποιήσουμε και ζωμό από τα κελύφη της γαρίδας, ο οποίος μπορεί να προστεθεί σε πληθώρα από συνταγές όπως για παράδειγμα ένα ριζότο με θαλασσινά. Κάνοντας έρευνα αγοράς και έχοντας υπόψη ότι η γαρίδα θα προστεθεί τόσο στην γαριδομακαρονάδα όσο και σε ένα ριζότο καταλήξαμε στα εξής χαρακτηριστικά.

Καθώς τα ποιοτικά χαρακτηριστικά πρέπει να αναθεωρούνται και να ανανεώνονται κατά τις ανάγκες τις επιχείρησης, ας θεωρήσουμε το ίδιο παράδειγμα μετά από έναν χρόνο, όλα έχουν πάει πολύ καλά και οι κωδικοί γαριδομακαρονάδα και ριζότο θαλασσινών έχει μεγάλη κατανάλωση και υψηλά περιθώρια κέρδους. Επίσης, έχουμε αποφασίσει να αφαιρέσουμε ένα πιάτο από το μενού «Ξιφίας με αρωματικά βότανα» και στην θέση του να προσθέσουμε ένα πιάτο «Σουβλάκι γαρίδας με σάλτσα εσπεριδοειδών» Κατά συνέπεια, αναθεωρώντας το μενού θα αναθεωρήσουμε και τα ποιοτικά χαρακτηριστικά του προϊόντος καθώς:

• Χρειαζόμαστε μεγαλύτερες ποσότητες από το προϊόν γαρίδα
• Χρειαζόμαστε πιο συχνά να τροφοδοτούμαστε με γαρίδες
• Η επιχείρηση αποφάσισε να μειώσει τα έξοδα μεταφοράς των προϊόντων

Παρατηρούμε ότι όλα τα χαρακτηριστικά είναι εύκολα μετρήσιμα, εκφράζονται με συγκεκριμένο και κατανοητό τρόπο είναι ρεαλιστικά καθώς εκφράζονται με μέτρα τα οποία είναι παγκοσμίως θεσπισμένα στην αγορά γαρίδας και τέλος είναι εφικτό να τηρηθούν . Επίσης, παρατηρούμε πως ακόμα και για την παράδοση στην έδρα της επιχείρησης, μελετάμε και προγραμματίζουμε να τηρούνται κάποιοι βασικοί κανόνες που αφορούν την ασφάλεια και υγιεινή του τρόφιμου.

Τέλος, κάτι το οποίο εξαρτάται καθαρά από την στρατηγική την οποία ακολουθεί η επιχείρηση μας και φυσικά την αξία που θέλουμε να δώσουμε στο προϊόν μπορούμε να προσθέσουμε περισσότερα χαρακτηριστικά ανάλογα το προϊόν. Για παράδειγμα, ένα εστιατόριο του οποίου η φιλοσοφία και όραμα είναι η περιβαλλοντική και οικονομική βιωσιμότητα όλης της αλυσίδας παραγωγής τροφίμων, θα μπορούσε να θέσει ως ποιοτικά χαρακτηριστικά να μην περιέχουν τα τρόφιμα φοινικέλαιο, να προέρχονται από παραγωγούς της περιοχής, να είναι βιολογικής καλλιέργειας κ.ο.κ.